Пишете письмо и не знаете, с чего начать? В этой статье вы получите чек‑лист, который поможет собрать мысли, оформить их красиво и не забыть важные детали. Всё, что нужно, – в нескольких шагах.
Тема должна быть короткой и конкретной. Если вы пишете коллеге о встрече, напишите «Встреча 12 июня – подтверждение», а не «Вопрос по проекту». Так получатель сразу понимает, о чём речь, и быстрее откликается.
Самое надёжное – следовать простой схеме: приветствие, цель письма, основные пункты, призыв к действию и прощание. Пример приветствия: «Добрый день, Анна!» Если пишете официально, добавьте «Уважаемый». Внутри разбивайте текст на короткие абзацы – людям легче сканировать.
Цель письма пишите в первой строке: «Прошу подтвердить возможность участия в вебинаре» или «Прикрепляю договор для подписи». Не оборачивайте – ясность повышает шанс получить ответ.
Если вам нужно перечислить несколько пунктов, используйте маркированный список. Это выглядит аккуратно и помогает получателю быстро увидеть, что требуется.
Призыв к действию – короткая фраза в конце: «Ответьте, пожалуйста, до пятницы», «Скачайте файл по ссылке» или «Позвоните, если возникнут вопросы». Чем конкретнее, тем лучше.
Завершайте вежливо: «С уважением, Иван Петров» или «Спасибо, Мария». Если письмо неформальное, можно просто «Спасибо» и ваше имя.
Тон зависит от получателя. Для коллег по офису – дружелюбный, но без сленга. Для начальства – более официальный, без сокращений. Если пишете клиенту впервые, лучше начать с нейтрального «Здравствуйте». Помните, что даже в дружеском письме стоит избегать излишних эмодзи и слишком разговорных фраз.
Проверьте орфографию и грамматику: в почтовых клиентах часто есть встроенные проверщики, но всё равно быстрый беглый просмотр помогает увидеть пропущенные запятые. Убедитесь, что вложения действительно прикреплены – часто забывают нажать кнопку «Прикрепить файл».
Смотрите, нет ли лишних пробелов в теме, и правильно ли указаны адресаты. Если письмо рассылается нескольким людям, подумайте, нужен ли копия (CC) или скрытая копия (BCC) – так не раскрываете чужие адреса.
Для часто повторяющихся задач храните шаблоны в заметках. Пример шаблона запроса информации:
Тема: Запрос данных по проекту X Добрый день, [Имя]! Прошу уточнить следующие пункты: 1. Сроки поставки; 2. Текущий статус; 3. Необходимые документы. Ответьте, пожалуйста, до [дата]. Спасибо, [Ваше имя]Такой шаблон быстро адаптировать под любую задачу.
Если нужно отправить благодарственное письмо, используйте форму: «Спасибо за помощь в [дело]. Ваш вклад был ключевым, и я очень ценю ваши усилия». Кратко опишите, что именно помогло.
Электронное письмо работает, когда оно ясно, коротко и структурировано. Правильная тема, простая схема, адекватный тон и проверка перед отправкой – ваш рецепт успеха. Сохраните несколько шаблонов, и писать будет в два раза быстрее.
